Definición de análisis de puestos

Según el libro de Administración de personal de Gary Dessler, el análisis de puestos es:

“El procedimiento a través del cual se determinan los deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en términos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlas”.

Según William Werther y Keith Davis en el libro de Administración de Personal y Recursos Humanos, esbozan la siguiente definición de análisis de puestos:

“El análisis de un puesto es la recolección, evaluación y organización de información sobre un puesto de trabajo determinado”.

¿Cuándo se necesita realizar un análisis de puesto?

Estas son algunas de las situaciones donde se necesita o recomienda el análisis de puesto.

  1. Cuando se funda la organización.
  2. Cuando se crean nuevos puestos.
  3. Cuando se modifican de manera significativa los puestos como resultados de nuevas tecnologías o procedimientos.
  4. Cuando se va a actualizar el sistema de compensación y de salarios de una empresa.

Datos que deben recolectarse para un análisis de puesto

Actividades del trabajo

  • Actividades y procesos del trabajo
  • Registros de las actividades
  • Procedimientos utilizados
  • Responsabilidad personal

Actividades orientadas al trabajador

  • Comportamiento humano, como acciones físicas y la comunicación en el trabajo.
  • Movimientos elementales para el análisis de métodos.

Maquinas, herramientas, equipo y ayudas que se utilizan para el trabajo, tangibles e intangibles relacionados con el puesto

  • Conocimientos con los que se debe tratar o aplicar.
  • Habilidades requeridas

Desempeño del trabajo

  • Análisis de error.
  • Normas de trabajo.
  • Medición del trabajo, como el tiempo necesario para una tarea.

Contexto del puesto (Programa de trabajo. Incentivos)

  • Condiciones físicas de trabajo.
  • Requerimientos personales para el puesto

Técnicas de análisis de puestos

Identificar las tareas que cada miembro de una organización debe ejecutar es un proceso clave para su correcto funcionamiento. Para lograrlo, es importante que el área de Recursos Humanos ponga en práctica el análisis de puesto.

Este procedimiento permite determinar los deberes y responsabilidades de cada puesto de trabajo. Además, analiza los tipos de perfiles que se requieren para ocuparlos. Su implementación mejora los índices de desempeño, selección de personal y planificación del Talento Humano

A pesar de su importancia, muy pocas empresas la implementan. Eso se ve reflejado en el ineficiente proceso de selección de personal y en la confusión de funciones por parte de los colaboradores.

Algunos métodos para la recolección de datos, que se utilizan en el análisis de puesto, tenemos:

Observación

Es a priori el método más «sencillo» de aplicar, pero en caso de que lo realice el jefe o responsable puede encontrarse ante empleados que modifican sus rutinas habituales por su presencia (también puede pasar con cualquier otra persona). Por ello es bueno que sea realizado por un analista objetivo e informando a los empleados de los objetivos del estudio: simplemente definir las tareas realizadas, pero nunca juzgarlas.

En cualquier caso, la observación directa debería extenderse durante varios días para cada puesto (dependiendo de su complejidad) de manera que se pueda realizar una descripción detallada que no esté basada en las acciones puntuales que puedan suceder.

En empresas medianamente grandes los resultados pueden demorarse, sobre todo si realizamos un método mixto utilizando alguno de las otras técnicas que vamos a describir.

Entrevista

Este método consiste en preguntar a los colaboradores sus funciones y responsabilidades dentro de su área de trabajo.

No es necesario entrevistar a todo el personal. Basta con tomar en cuenta a los miembros de mayor y menor experiencia para sacar conclusiones importantes. También es necesario hacer el mismo procedimiento con los líderes, gerentes y capacitadores para detectar sus conocimientos en el área.

Con la información recabada, se podrá identificar las especificaciones mínimas y máximas del puesto, y los elementos que permiten su correcto funcionamiento. Este método es muy útil porque logra la participación libre y directa de los empleados.

Cuestionario

«El cuestionario también es muy usado por las empresas», afirma Kety Jáuregui. «Estos se distribuyen, muchas veces a través de la Web, a los colaboradores y/o supervisores de un departamento para que los completen. En ocasiones, es el mismo encargado del proceso de análisis llena el cuestionario con las respuestas que le dan los colaboradores», complementa la docente.

De realizarse adecuadamente, las áreas de Recursos Humanos podrán tomar decisiones más eficaces y rápidas para optimizar el trabajo el trabajo de los departamentos que necesitan cambios urgentes.

Incidentes críticos y diarios de trabajo

Gracias a una conversación entre supervisores y trabajadores, se pueden identificar los aspectos críticos que generaron una situación de crisis dentro del área de trabajo. Esto permitirá identificar cuáles son las nuevas competencias o habilidades que se demandarán para mejorar los procesos productivos.

En adicional a ello, se puede pedir a los trabajadores que llenen un registro diario de su trabajo en un período determinado (semanas o meses). De esta forma se logrará medir cuánto les toma realizar específicas funciones y luego adicionar ello a las exigencias del puesto.

El análisis de puesto en la era digital

Con la llegada de la pandemia y la implementación del trabajo remoto, la comunicación de los equipos se ha trasformado. Conocer el desempeño de los colaboradores, las áreas de trabajo y contratar profesional capacitado se ha vuelto más complicado.

Sin embargo, existen diversas herramientas digitales que permiten analizar correctamente los puestos de trabajo. Zoom, Google Meet y Microsoft Teams son ideales para tener entrevistas con los colaboradores o reuniones de equipo. Slack permite identificar el avance de un proyecto y el correcto desempeño de un área de trabajo. Y el formulario de Google, que permite realizar encuestas a diversas personas al mismo.

Definición de diseño de puestos.

El diseño de puestos de trabajo incluye el contenido, los requisitos y las retribuciones de los empleados y es la mejor manera de medir la motivación de los mismos.

Podría decirse que el puesto constituye el principal vínculo entre el trabajador y la organización.

La productividad del empleado, la satisfacción que obtiene con su trabajo y las dificultades que éste le plantea proporcionarán a la DRRHH una guía de la efectividad en el diseño del puesto. Un puesto puede estar bien diseñado y no proporcionar al empleado la satisfacción esperada. Los puestos con deficiencia del diseño pueden dar lugar a un alto nivel de rotación del personal, absentismo laboral, quejas y protestas, que muestran la insatisfacción de los empleados.

El diseño de puestos directivos conlleva una complicación adicional ya que se hace más patente la necesidad de diseñar trabajos que tengan objetivos, tareas y responsabilidades que representen retos para el individuo, pero que no sea tan amplio que no pueda manejarlo (lo que implicaría frustración y pérdida de control).

Características del diseño de puestos

Las características básicas del diseño son:

Alcance

Hace referencia al número de tareas o actividades que conlleva el puesto. Cuanto mayor sea el número de tareas desempeñadas, más se tardará en cumplir con el trabajo.

Profundidad

Es la discrecionalidad que posee el trabajador para decidir las actividades y los resultados del puesto. Se dice que un puesto es tanto más profundo cuanta mayor discrecionalidad tiene. La profundidad depende de la autoridad delegada que tenga el empleado, pero también de su propia actitud personal. Los puestos altamente especializados están muy regulados, por lo que son de bajo alcance y elevada profundidad.

Relaciones entre puestos

La base de las relaciones entre puestos está en las relaciones interpersonales. Establecer relaciones que favorezcan la comunicación entre las personas es fuente de satisfacción para los individuos. Es más sencillo en los grupos pequeños que en los grandes. La departamentalización funcional establece grupos más homogéneos (con niveles de alcance y profundidad similares) que favorecen la comunicación mientras que la departamentalización por territorios, clientes o productos, al ser más heterogénea en cuanto al alcance y la profundidad, establece relaciones menos satisfactorias.

Factores que afectan al diseño

Podemos dar las siguientes pautas:

El entorno

No es posible diseñar un puesto de trabajo sin tener en cuenta las habilidades o disponibilidades de los empleados, así como el entorno social (los trabajadores jóvenes serán menos reacios al cambio que los de mayor edad).

Aceptación social

Un empleado estará tanto más satisfecho con su trabajo cuanto más considerado esté socialmente. El diseñador de puestos puede introducir una serie de cambios y mejoras en las condiciones del trabajo, de manera que el empleado lo encuentre más atractivo.

La práctica laboral

La forma en que tradicionalmente ha venido desempeñándose el trabajo en una organización es un factor de mucho peso. Cuando este aspecto se olvida, puede fracasar el proyecto de diseño de puestos de trabajo. Los sindicatos también juegan un papel importante, pues no están dispuestos a aceptar cambios que supongan merma de los derechos adquiridos de los empleados.

El enfoque que puede darse al diseño de puestos depende de numerosos factores. Según Taylor, lo más importante era simplificar el trabajo, para lo cual había que reducirlo a las tareas más básicas. Los primeros estudios sobre diseño de puestos de trabajo se llevaron a cabo en fábricas en las que la industrialización empleaba trabajadores que realizaban tareas muy especializadas.

Taylor afirmó que la esencia de la administración científica consistía en desarrollar una ciencia para cada elemento de la tarea del trabajador, para pasar posteriormente a seleccionar, capacitar y enseñar al empleado, mientras que anteriormente el trabajador hacía el trabajo lo mejor que podía.

Las ideas principales en que se basa este enfoque científico son:

  • Rigidez de las normas.
  • Estrecha vigilancia.
  • Ignorancia de las necesidades del trabajador: físicas, psicológicas, etc.

El enfoque mecanicista intenta identificar todas las tareas de un puesto, de manera que se realicen en el menor tiempo posible. Se agrupa un número limitado de tareas, que se integran en un puesto. Se trata de conseguir la mayor especialización posible de cada trabajador con pocas tareas. Con esto se consigue que la capacitación del empleado se alcance en un tiempo mínimo. Este enfoque todavía se utiliza para empleados sin cualificación alguna o sin experiencia en trabajos industriales, pero resulta para el empleado mecánico, aburrido y alienante. El trabajador no tiene perspectiva de lo que su trabajo significa en el conjunto de la organización, sino que se siente como un mero instrumento, como una herramienta más.

El enfoque de las relaciones humanas incide en la eficiencia del trabajo desde el punto de vista del trabajador. Los teóricos se concentraron en el estudio del ambiente social que rodeaba el puesto de trabajo. Este enfoque se centra en el estudio del ambiente social que rodea al puesto de trabajo.

El enfoque de las características del trabajo combina las condiciones del trabajo (enfoque taylorista) con las del empleado (enfoque de las relaciones humanas) y apoya al trabajador en todo aquello que pueda proporcionarle una mayor satisfacción y motivación. Lo principal es que el empleado sienta que realiza una labor importante y tiene la necesidad de saber que su trabajo es útil. Existen varios factores que ayudan a sentir esa sensación de utilidad:

Realizando una variedad de tareas

No se trata de un empleado realice todas las tareas en su puesto de trabajo, sino de que se pueda realizar adecuadamente un buen número de ellas, así podrá desarrollar varias capacidades, habilidades y conocimientos que le permitan librarse de la monotonía y el aburrimiento.

Siendo responsable

Si el empleado goza de autonomía podrá ser responsable del trabajo desempeñado. Se debe dejar abierta la posibilidad de otorgar al empleado libertad para seleccionar las respuestas ante cambios. El enriquecimiento que se produce en el desempeño compensa la posible incertidumbre, puesto que es frecuente que la ausencia de autonomía conduzca a niveles.

Obteniendo información sobre su trabajo

Es la retroalimentación (feed-back), donde el empleado recibe información sobre el desempeño. Cuando no existe esta información, el trabajador tendrá pocos motivos para hacer que su desempeño mejore. Con esas pautas desarrolla su trabajo, que producirá una serie de desviaciones o aciertos con respecto a lo previsto. La retroalimentación le permite incorporar esa información al desempeño real.

El diseñador de puestos si observa que un puesto no está suficientemente especializado, procederá a simplificar tareas, o a dividir las tareas entre varios puestos, o podrá eliminar aquellas que considere menos esenciales. Una actuación de estas características puede conducir al aburrimiento del empleado, que será tanto mayor cuanto mayor sea su preparación.

Cuando un empleado encuentre su trabajo monótono y repetitivo, el diseñador podrá intentar ampliar el número de tareas en el puesto, lo cual le permitirá reducir la monotonía.

Otra forma de incidir en un trabajo monótono es la rotación de labores, que consiste en asignar diferentes tareas cambiando a los empleados del puesto. El problema de esta técnica es que el puesto no se mejora, permaneciendo las mismas tareas.

Incrementar los niveles de autonomía y responsabilidad también puede contribuir a favorecer el clima de trabajo, haciendo disminuir la monotonía e incrementando la satisfacción. Se precisa que el empleado esté receptivo y dispuesto a tener mayor responsabilidad, a cambio de contar con mayor autonomía y satisfacción.

El enfoque de las ciencias de la conducta observa la conducta humana en las organizaciones. Apoyándose en la psicología, la sociología y la antropología, este enfoque intenta verificar y contrastar determinados comportamientos en las organizaciones.

El enfoque sociotécnico consiste en formar un equipo de trabajo, es decir, dos o más trabajadores se unan para el cumplimiento de un objetivo, asumiendo cómo llevarlo a cabo. No constituye un equipo o grupo de trabajo un conjunto de empleados que están juntos en una sala, sin relacionarse unos con otros, sino que es preciso que exista:

  • Un propósito compartido.
  • Flexibilidad en la recompensa, según el grado de vinculación de cada persona.
  • Aprendizaje continuo.
  • Descentralización total de la autoridad jerárquica.
  • Estructuras flexibles que permitan expresar diversidad y afrontar los conflictos que surjan.
  • Personas que se sientan aceptadas como miembros de un proyecto común.

Este enfoque precisa de un gran apoyo por parte de los niveles más altos de la organización ya que el equipo debe gozar de autonomía y responsabilidad. Deben tener libertad para diseñar el puesto y favorecer la rotación entre tareas dentro del grupo y obtienen las recompensas en función del desempeño del grupo, lo que hace que se fomente la cooperación entre los componentes del mismo.

En nuestro país este tipo de fórmulas flexibles y abiertas resultan de difícil implantación pero se han utilizado para la fabricación de maquinaria, automóviles, aviones y proyectos concretos. Una vez finalizado el proyecto, el equipo se disuelve, es lo que se conoce por organización glue.

No todas las personas perciben de igual forma un mismo puesto. Por tanto, las técnicas de análisis y diseño de puestos de trabajo que no tienen en cuenta las peculiaridades específicas de quienes los ocupan, están condenadas al fracaso. Los investigadores utilizan cuestionarios donde los empleados dan sus percepciones sobre ciertas características del puesto de trabajo. Entre las herramientas con que cuenta la DRRHH para dar respuesta a este problema se encuentran: el Índice de Características del Puesto (ICP) y la Encuesta sobre el Diagnóstico de Puestos (EDP).

El ICP intenta medir las percepciones que tienen los que ocupan los puestos sobre las características siguientes:

Variedad

Un puesto será tanto más variado cuanto mayor número de tareas se realicen y cuanto mayor sea la variedad de equipos y procedimientos de trabajo que utilicen. Implica un mayor número de habilidades por parte del empleado.

Autonomía

Grado de influencia que tenga el empleado en la programación de su trabajo. Hace referencia a la libertad, independencia y discrecionalidad en cuanto a programación y determinación de los procedimientos empleados.

Identidad de la tarea

Es el grado en el que un empleado lleva a cabo una parte o la totalidad de su trabajo. Será mayor cuanto más pueda identificar los resultados de su esfuerzo.

Retroalimentación

Información recibida por el trabajador sobre el desempeño de su trabajo.

Trato con los demás

Mide el grado de contacto que tiene el empleado con otros, en el desarrollo de las tareas del puesto que ocupa.

Oportunidades para la amistad

Mide en qué medida el puesto permite al empleado establecer relaciones informales con otros compañeros.

La EDP intenta medir la variedad, autonomía, identidad, retroalimentación y significado de la tarea. La diferencia con el ICP se encuentra en que éste intenta medir más las relaciones entre puestos que la EDP.

Descripción del puesto

La descripción de puestos es una herramienta utilizada en el área de capital humano que consiste en enlistar y definir las funciones y responsabilidades que conforman cada uno de los puestos laborales incluidos en la estructura organizacional de la empresa y detallando la misión y el objetivo que cumplen de acuerdo a la estrategia de la compañía. De igual manera se incluyen en esta descripción los conocimientos, habilidades y actitudes que deben presentar las personas que ocupen el cargo, esto se conoce como perfil del puesto.

Contar con una buena descripción de puestos de trabajo en la organización es muy útil tanto para la empresa como para los colaboradores y de igual forma para los candidatos a ocupar un lugar de trabajo en el negocio. Te permite atraer talento calificado y adecuado a las necesidades de la empresa, mientras que para los colaboradores les brinda claridad en lo que la misma espera de ellos.

¿Qué incluye una descripción de puesto?

Por lo general, estos son algunos de los datos que se incluyen en una descripción de puestos. Si existen características especiales que la empresa requiera, se pueden agregar al documento, mientras más específico sea el mismo, más efectivo será para contar con la persona idónea para el puesto.

  • Nombre del puesto
  • Posición jerárquica (operativo, coordinación, gerencia, etc.)
  • Puesto del supervisor directo
  • Puesto de los subordinados directos
  • Funciones principales y secundarias del puesto de manera detallada
  • Relación con otros departamentos de la empresa
  • Competencias requeridas
  • Conocimientos requeridos
  • Nivel educativo y formación
  • Nivel de experiencia en áreas específicas
  • Requisitos específicos del puesto como: disponibilidad de viajar, cambio de residencia, horario laboral, edad, etc.

Beneficios de realizar descripciones de puestos

Las aportaciones que brinda esta práctica se traducen en beneficios tanto para la empresa como para el colaborador. A continuación, te compartimos los que consideramos más relevantes:

  • Sirve de guía para el reclutamiento y selección de personal de manera más efectiva.
  • Es referente para la asignación de remuneraciones al conocer las responsabilidades y carga de trabajo que tiene cada puesto de trabajo.
  • Da claridad al colaborador para desempeñar sus funciones al saber las expectativas que se tiene de su trabajo.
  • Funciona como base para medir el desempeño del colaborador de forma objetiva y transparente.
  • Identifica los requerimientos de capacitación y aprendizaje que puede requerir la persona en el puesto.
  • Ayuda a contar con una estructura organizacional clara y definida, de esta manera se evita tener superposiciones entre distintos cargos. Es decir, enfocar esfuerzos de manera efectiva.
  • Es una herramienta muy importante como complemento en la implementación de los planes de sucesión de la empresa.
  • Sirve de fundamento para el diseño de los planes de compensaciones e incentivos para los empleados.

Las descripciones de puestos laborales son esenciales para la correcta gestión de talento humano ya que ayudan a maximizar el potencial y productividad del mismo. Una correcta definición de las tareas y responsabilidades, así como de las competencias que debe de presentar cada uno de tus colaboradores según su puesto de trabajo es clave para contar con el equipo de trabajo adecuado y acorde a las necesidades de la empresa. De esta manera podrán aportar valor y contribuir a la consecución de los objetivos empresariales.

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